Найм в большинстве компаний, которые я видел, устроен как рыбалка без удочки. Нужен человек, руководитель пишет объявление, кидает его на пару сайтов, через неделю у него в почте двести резюме вперемешку с рекламой, половина откликов в мессенджере, часть в личных сообщениях у HR, ещё несколько кандидатов «от знакомых» записаны на стикере. Кого-то позвали на собеседование, кого-то забыли, кому-то пообещали перезвонить и не перезвонили. Через месяц человек найден, все выдыхают, а все остальные кандидаты, включая очень сильных, которым просто чуть-чуть не повезло со временем, растворяются. Через полгода нужен ещё один человек на похожую позицию, и рыбалка начинается с нуля.
Я много лет строю системы для бизнеса и за это время убедился: найм это такой же процесс, как продажи. У него есть воронка, конверсия, стоимость, сроки и потери. И как продажи без CRM теряют клиентов, так найм без системы теряет людей.
Найм это продажи наоборот
Посмотрите на найм глазами архитектора процессов. Есть источники трафика: сайты вакансий, соцсети, рекомендации, собственный сайт компании. Есть воронка: отклик, первичный отбор, тестовое задание, интервью, финальное интервью, оффер, выход на работу, испытательный срок. На каждом этапе часть кандидатов отсеивается, и важно понимать, где и почему. Есть цикл сделки, который в HR называют Time-to-Hire, время от открытия вакансии до выхода человека. И есть репутация, которая работает в обе стороны: кандидат, с которым обошлись невежливо, рассказывает об этом так же охотно, как недовольный клиент.
Разница только в том, что в продажах компания продаёт продукт клиенту, а в найме продаёт себя кандидату и одновременно выбирает. Двусторонний рынок, где обе стороны оценивают друг друга. И если в продажах сегодня почти никто не спорит, что нужна CRM, то в найме многие компании до сих пор живут в почте и таблицах.
Что даёт HRM-система
HRM это не просто база сотрудников с датами рождения и номерами паспортов. В части найма это инструмент системного рекрутинга, и вот что он даёт на практике.
- Единая точка входа. Все отклики, откуда бы они ни пришли, попадают в одно место. Ни один кандидат не теряется в чьей-то личной почте.
- Визуальная воронка. Руководитель видит, сколько кандидатов на каком этапе по каждой вакансии, и где застряло. Если двадцать человек прошли первичный отбор, а до интервью дошли двое, проблема не в кандидатах, а в процессе между этапами.
- Первичный скоринг. Система по заданным критериям отмечает, кто подходит формально, а кто нет, и рекрутер тратит время на разговоры, а не на чтение двухсот одинаковых резюме.
- Кадровый резерв. Сильные кандидаты, которых не взяли сегодня, остаются в базе с заметками. Через полгода, когда откроется похожая позиция, первые звонки идут им, а не на сайты вакансий.
- Шаблоны и автоматические сообщения. Каждый кандидат получает ответ, даже если это вежливый отказ. Репутация работодателя перестаёт зависеть от настроения рекрутера.
Кадровый резерв как главный актив
Остановлюсь на резерве отдельно, потому что его ценность обычно недооценивают сильнее всего. Каждый раз, когда Вы открываете вакансию с нуля, Вы платите за привлечение: время рекрутера, деньги на публикации, время руководителя на собеседования. Кандидат, который в прошлый раз дошёл до финала и проиграл совсем чуть-чуть, это кандидат, за привлечение которого Вы уже заплатили. Если он записан в системе с пометкой «сильный, не подошёл по срокам выхода», то в следующий раз один звонок может закрыть вакансию за неделю вместо месяца.
Это как сад, который садовник не выкорчёвывает каждую осень, а оставляет корни на следующий год. Компания без резерва каждый раз сажает сад заново. Компания с резервом через пару лет имеет собственную базу людей, которые уже знают её, уже прошли часть отбора и, что важно, уже получили от неё вежливое и уважительное обращение.
Лучший кандидат на завтрашнюю вакансию часто тот, кому Вы вежливо отказали вчера.
Где автоматизация вредит
Чтобы не было ощущения, что всё решает техника. Автоматический скоринг опасен, если критерии придумал человек, который плохо понимает работу. Я видел системы, которые отсеивали отличных инженеров за отсутствие высшего образования, при том что в компании половина лучших специалистов была без диплома. Автоматические письма раздражают, если они звучат как робот. А попытка полностью заменить живое интервью тестами и анкетами приводит к тому, что компания нанимает людей, которые хорошо проходят тесты, а не тех, кто хорошо работает.
Поэтому правило то же, что и везде: автоматизируйте рутину (сбор, сортировку, напоминания, письма, статусы), а решения оставляйте людям. Система должна освобождать рекрутеру и руководителю время для разговора с человеком, а не заменять этот разговор.
С чего начать
Возьмите последнюю закрытую вакансию и попробуйте восстановить её историю: сколько было откликов, откуда, сколько дошло до интервью, сколько времени заняло каждое решение, кому из отклонённых кандидатов вообще ответили. Если восстановить это не получается, у Вас нет процесса найма, есть только его результат. Следующий шаг: завести единое место для всех кандидатов и описать этапы воронки, даже если сначала это будет просто таблица.
В Forma найм и кадры живут в разделах HRM и вакансий, рядом с проектами и задачами, поэтому человек, прошедший воронку найма, сразу становится сотрудником с ролью, доступами и задачами, без переноса данных из одной программы в другую. А если процесс найма у Вас нестандартный, мы проектируем его под компанию. Найм перестаёт быть рыбалкой, когда у Вас есть сеть, карта водоёма и журнал улова. Хороших Вам людей в команду, коллеги.
