Найм у більшості компаній, які я бачив, влаштований як риболовля без вудки. Потрібна людина, керівник пише оголошення, кидає його на кілька сайтів, за тиждень у нього в пошті двісті резюме впереміш із рекламою, половина відгуків у месенджері, частина в особистих повідомленнях у HR, ще кілька кандидатів «від знайомих» записано на стікері. Когось покликали на співбесіду, когось забули, комусь пообіцяли передзвонити й не передзвонили. За місяць людину знайдено, усі видихають, а всі інші кандидати, зокрема дуже сильні, яким просто трохи не пощастило з часом, розчиняються. За пів року потрібна ще одна людина на схожу позицію, і риболовля починається з нуля.
Я багато років будую системи для бізнесу й за цей час переконався: найм це такий самий процес, як продажі. У нього є воронка, конверсія, вартість, строки й втрати. І як продажі без CRM втрачають клієнтів, так найм без системи втрачає людей.
Найм це продажі навпаки
Погляньте на найм очима архітектора процесів. Є джерела трафіку: сайти вакансій, соцмережі, рекомендації, власний сайт компанії. Є воронка: відгук, первинний відбір, тестове завдання, інтервʼю, фінальне інтервʼю, офер, вихід на роботу, випробувальний строк. На кожному етапі частина кандидатів відсіюється, і важливо розуміти, де й чому. Є цикл угоди, який в HR називають Time-to-Hire, час від відкриття вакансії до виходу людини. І є репутація, яка працює в обидва боки: кандидат, із яким повелися неввічливо, розповідає про це так само охоче, як незадоволений клієнт.
Різниця лише в тому, що в продажах компанія продає продукт клієнтові, а в наймі продає себе кандидатові й водночас обирає. Двосторонній ринок, де обидві сторони оцінюють одна одну. І якщо в продажах сьогодні майже ніхто не сперечається, що потрібна CRM, то в наймі багато компаній досі живуть у пошті й таблицях.
Що дає HRM-система
HRM це не просто база співробітників із датами народження й номерами паспортів. У частині найму це інструмент системного рекрутингу, і ось що він дає на практиці.
- Єдина точка входу. Усі відгуки, звідки б вони не надійшли, потрапляють в одне місце. Жоден кандидат не губиться в чиїйсь особистій пошті.
- Візуальна воронка. Керівник бачить, скільки кандидатів на якому етапі за кожною вакансією, і де застрягло. Якщо двадцять людей пройшли первинний відбір, а до інтервʼю дійшли двоє, проблема не в кандидатах, а в процесі між етапами.
- Первинний скоринг. Система за заданими критеріями позначає, хто підходить формально, а хто ні, і рекрутер витрачає час на розмови, а не на читання двохсот однакових резюме.
- Кадровий резерв. Сильні кандидати, яких не взяли сьогодні, лишаються в базі з нотатками. За пів року, коли відкриється схожа позиція, перші дзвінки йдуть їм, а не на сайти вакансій.
- Шаблони й автоматичні повідомлення. Кожен кандидат отримує відповідь, навіть якщо це ввічлива відмова. Репутація роботодавця перестає залежати від настрою рекрутера.
Кадровий резерв як головний актив
Зупинюся на резерві окремо, бо його цінність зазвичай недооцінюють найсильніше. Щоразу, коли Ви відкриваєте вакансію з нуля, Ви платите за залучення: час рекрутера, гроші на публікації, час керівника на співбесіди. Кандидат, який минулого разу дійшов до фіналу й програв зовсім трохи, це кандидат, за залучення якого Ви вже заплатили. Якщо він записаний у системі з позначкою «сильний, не підійшов за строками виходу», то наступного разу один дзвінок може закрити вакансію за тиждень замість місяця.
Це як сад, який садівник не викорчовує щоосені, а лишає коріння на наступний рік. Компанія без резерву щоразу садить сад заново. Компанія з резервом за кілька років має власну базу людей, які вже знають її, уже пройшли частину відбору й, що важливо, уже отримали від неї ввічливе та шанобливе ставлення.
Найкращий кандидат на завтрашню вакансію часто той, кому Ви ввічливо відмовили вчора.
Де автоматизація шкодить
Щоб не було враження, що все вирішує техніка. Автоматичний скоринг небезпечний, якщо критерії вигадала людина, яка погано розуміє роботу. Я бачив системи, які відсіювали чудових інженерів за відсутність вищої освіти, хоча в компанії половина найкращих фахівців була без диплома. Автоматичні листи дратують, якщо звучать як робот. А спроба повністю замінити живе інтервʼю тестами й анкетами призводить до того, що компанія наймає людей, які добре проходять тести, а не тих, хто добре працює.
Тому правило те саме, що й скрізь: автоматизуйте рутину (збір, сортування, нагадування, листи, статуси), а рішення лишайте людям. Система має звільняти рекрутерові й керівникові час для розмови з людиною, а не замінювати цю розмову.
З чого почати
Візьміть останню закриту вакансію й спробуйте відновити її історію: скільки було відгуків, звідки, скільки дійшло до інтервʼю, скільки часу забрало кожне рішення, кому з відхилених кандидатів узагалі відповіли. Якщо відновити це не вдається, у Вас немає процесу найму, є лише його результат. Наступний крок: завести єдине місце для всіх кандидатів і описати етапи воронки, навіть якщо спершу це буде просто таблиця.
У Forma найм і кадри живуть у розділах HRM і вакансій, поруч із проєктами й задачами, тому людина, яка пройшла воронку найму, одразу стає співробітником із роллю, доступами й задачами, без перенесення даних з однієї програми в іншу. А якщо процес найму у Вас нестандартний, ми проєктуємо його під компанію. Найм перестає бути риболовлею, коли у Вас є сітка, карта водойми й журнал улову. Добрих Вам людей у команду, колеги.
