«Європа» (в інтерфейсі EUROPE) це внутрішня платформа керуючої компанії холдингу. Завдання в неї приземлене: навести лад у кореспонденції, людях і правилах гри. Листи приходять Поштою Росії, паперовими заявами, електронною поштою та через ГІС, на кожен треба вчасно відповісти, а відповідь має пройти через відповідальних і підпис керівника. Поки все це живе в чиїйсь голові та в спільній пошті, холдинг керується на чесному слові.
Завдання
Зібрати в одному вікні вхідні та вихідні листи з усіх джерел, закріпити за кожним листом відповідальних і термін відповіді, зробити прозорий маршрут погодження аж до генерального директора й описати регламент роботи так, щоб він був не PDF у теці «Важливе», а живою частиною системи. Плюс тонке налаштування доступів: хто що бачить і що може змінювати.
Що всередині
Моніторинг відділів
Стартовий екран складається з віджетів: жива таблиця листів, плитки відділів «Співробітники», «Контакти», «Повідомлення» з переходом у розділ, внутрішній чат і смужки виконання цілей. Чат і цілі на скриншоті заповнені демонстраційними даними, а от пошта справжня, з робочої бази.
Листи та повідомлення
Серце системи. Ліворуч теки, які насправді є етапами життя листа: «Вхідні», «Надіслано», «В роботі», «На перевірці», «На резолюції», «На підписі», «Відповідь підготовлено», а також фільтри «Добу не прочитано» і «Спам». Праворуч пошук за будь-яким полем і таблиця з фільтрами за датами, відправником, адресатом, відповідальним, компанією та джерелом. Прострочений термін відповіді підсвічується червоним, щоб його не можна було «не помітити».
Кожен лист отримує реєстраційний номер на кшталт 2020-В-58: рік, напрям (В вхідний, И вихідний) і порядковий номер, що обнуляється з новим роком. Точнісінько як у нормальній канцелярії, тільки без журналу та ручки на мотузочці.
Форма листа показує маршрут просто стрілками: запит від контакту йде відповіддю іншому контакту, від одного користувача до іншого. Кнопка «Оцифрувати лист» відкриває ту саму форму з уже проставленим часом отримання: паперовий лист потрапляє в систему за хвилину.
Якщо потрібної людини немає в довіднику, її можна додати у спливному вікні й не втратити заповнений лист. Контакт привʼязується до користувача та компанії, а в картці є позначка про те, що дані прийшли через 1С.
Маршрут погодження описаний у коді як набір станів: лист, що потребує відповіді й не має виконавця, висить «На резолюції»; призначений головний відповідальний бачить його «В роботі»; далі відповідь підтверджують інші відповідальні, і лише після цього лист іде «На підпис» генеральному директору. Після його підтвердження статус змінюється на «Відповідь підготовлено».
Регламент і доступи
Регламент тут не просто текст. Він складається з вкладених пунктів (наприклад, «Панель керування листами», «Оцифрування листа», «Джерела листів»), а в текст можна вставляти коди на кшталт {{/core/contact||Контакти}}, які відкривають потрібний розділ системи просто з правила. Прочитав, як працювати з контактами, і одразу в них опинився.
Доступи налаштовуються на рівні елементів інтерфейсу: обирається елемент і користувач, далі один із трьох станів: доступ закрито, доступний перегляд, доступне редагування. Елементом може бути будь-який блок сторінки, його знаходять за CSS-селектором через «Дослідити елемент» у браузері. Грубувато, зате дуже гнучко.
Технології
PHP і Yii2 (у панелі налагодження видно Yii 2.0.35 і PHP 7.4), MySQL, інтерфейс на AdminLTE та Bootstrap, таблиці й фільтри на віджетах Kartik, редактор листів Imperavi, експорт в Excel і PDF. З коду видно, що «Європа» виросла з ядра нашої ERP-платформи Forma: ті самі модулі core і message, адаптовані під документообіг холдингу.
Чим корисно
Жоден лист не губиться між поштовою скринькою та столом керівника: у кожного є номер, джерело, відповідальний, термін і зрозумілий етап. Керівник бачить, що лежить на резолюції та на підписі, співробітники бачать свої терміни, а новачок читає регламент, який сам веде його системою.
Де подивитися
Система працює за адресою europe.ingello.com. Ззовні доступна лише сторінка входу: всередині робочі дані, тому облікові записи видаються користувачам холдингу.
