«Европа» (в интерфейсе EUROPE) это внутренняя платформа управляющей компании холдинга. Задача у неё приземлённая: навести порядок в корреспонденции, людях и правилах игры. Письма приходят Почтой России, бумажными заявлениями, по e-mail и через ГИС, на каждое нужно вовремя ответить, а ответ должен пройти через ответственных и подпись руководителя. Пока всё это живёт в чьей-то голове и в общей почте, холдинг управляется на честном слове.
Задача
Собрать в одном окне входящие и исходящие письма всех источников, закрепить за каждым письмом ответственных и срок ответа, сделать прозрачный маршрут согласования до генерального директора и описать регламент работы так, чтобы он был не PDF в папке «Важное», а живой частью системы. Плюс тонкая настройка доступов: кто что видит и что может менять.
Что внутри
Мониторинг отделов
Стартовый экран собран из виджетов: живая таблица писем, плитки отделов «Сотрудники», «Контакты», «Сообщения» с переходом в раздел, внутренний чат и полоски выполнения целей. Чат и цели на скриншоте заполнены демонстрационными данными, а вот почта настоящая, из рабочей базы.
Письма и сообщения
Сердце системы. Слева папки, которые на самом деле являются этапами жизни письма: «Входящие», «Отправлено», «В работе», «На проверке», «На резолюции», «На подписи», «Ответ подготовлен», плюс фильтры «Сутки не читано» и «Спам». Справа поиск по любому полю и таблица с фильтрами по датам, отправителю, адресату, ответственному, компании и источнику. Просроченный срок ответа подсвечивается красным, чтобы его нельзя было «не заметить».
Каждое письмо получает регистрационный номер вида 2020-В-58: год, направление (В входящее, И исходящее) и порядковый номер, который обнуляется с новым годом. Ровно как в нормальной канцелярии, только без журнала и ручки на верёвочке.
Форма письма показывает маршрут прямо стрелками: запрос от контакта уходит ответом другому контакту, от одного пользователя к другому. Кнопка «Оцифровать письмо» открывает ту же форму с уже проставленным временем получения: бумажное письмо переносится в систему за минуту.
Если нужного человека нет в справочнике, его можно добавить во всплывающем окне, не теряя заполненное письмо. Контакт привязывается к пользователю и компании, а в карточке есть отметка о том, что данные пришли через 1С.
Маршрут согласования описан в коде как набор состояний: письмо, требующее ответа и без исполнителя, висит «На резолюции»; назначенный главный ответственный видит его «В работе»; затем ответ подтверждают остальные ответственные, и только после этого письмо уходит «На подпись» генеральному директору. После его подтверждения статус меняется на «Ответ подготовлен».
Регламент и доступы
Регламент здесь не просто текст. Он состоит из вложенных пунктов (например, «Панель управления письмами», «Оцифровка письма», «Источники писем»), а в текст можно вставлять коды вида {{/core/contact||Контакты}}, которые открывают нужный раздел системы прямо из правила. Прочитал, как работать с контактами, и тут же в них оказался.
Доступы настраиваются на уровне элементов интерфейса: выбирается элемент и пользователь, дальше одно из трёх состояний: доступ закрыт, доступен просмотр, доступно редактирование. Элементом может быть любой блок страницы, его находят по CSS-селектору через «Исследовать элемент» в браузере. Грубо, зато очень гибко.
Технологии
PHP и Yii2 (в отладочной панели видны Yii 2.0.35 и PHP 7.4), MySQL, интерфейс на AdminLTE и Bootstrap, таблицы и фильтры на виджетах Kartik, редактор писем Imperavi, экспорт в Excel и PDF. По коду видно, что «Европа» выросла из ядра нашей ERP-платформы Forma: те же модули core и message, адаптированные под документооборот холдинга.
Чем полезно
Ни одно письмо не теряется между почтовым ящиком и столом руководителя: у каждого есть номер, источник, ответственный, срок и понятный этап. Руководитель видит, что лежит на резолюции и на подписи, сотрудники видят свои сроки, а новичок читает регламент, который сам ведёт его по системе.
Где посмотреть
Система работает по адресу europe.ingello.com. Снаружи доступна только страница входа: внутри рабочие данные, поэтому учётные записи выдаются пользователям холдинга.
