Я давно заметил забавную закономерность. Чем меньше команда, тем дольше она уверена, что ей не нужен трекер задач. «Нас пятеро, мы и так всё знаем, всё обсуждаем в чате». Это правда ровно до первого отпуска, первого больничного или первого параллельного проекта. Потом выясняется, что задача, о которой «все знали», не сделана, потому что каждый думал, что её делает другой. Что договорённость с клиентом утонула в чате между мемами и обсуждением обеда. Что новый разработчик неделю выясняет, на каком этапе проект, опрашивая коллег по одному. Я много лет руковожу разработкой и прошёл этот путь сам, поэтому однажды мы сделали APPLAN, свой трекер для командной работы.
Почему чат не трекер
Чат это прекрасный инструмент для разговора и ужасный для памяти. Он устроен как река: всё течёт, новое смывает старое, и через неделю найти, о чём договорились, почти невозможно. Задача в чате не имеет статуса, ответственного и срока. Она просто сообщение, которое кто-то прочитал, а кто-то нет.
Я однажды попросил команду клиента найти в их рабочем чате решение, которое они приняли месяц назад по важной интеграции. Искали втроём сорок минут. Нашли два противоречащих друг другу сообщения от разных людей и так и не поняли, какое из них финальное. Пришлось созвониться и принять решение заново. Сорок минут трёх человек плюс созвон, и это только одна задача из сотни.
Трекер устроен иначе. Он похож не на реку, а на доску в штабе, где у каждого флажка есть место, цвет и подпись. Посмотрел на доску и понял: вот задачи в работе, вот готовые, вот застрявшие, вот кто чем занят. Не нужно никого спрашивать, не нужно собирать совещание, чтобы выяснить положение дел. Это экономит больше времени, чем кажется, потому что каждый вопрос «а как там с этим?» отвлекает двоих: того, кто спрашивает, и того, кого спрашивают.
Задача, у которой нет статуса, ответственного и срока, это не задача. Это пожелание.
Что мы хотели собрать в одном месте
Когда мы проектировали APPLAN, проблема была не в том, что не существует трекеров. Их сотни. Проблема была в том, что работа небольшой команды разработки была размазана по пяти сервисам: задачи в одном, обсуждения в другом, файлы в третьем, код в репозитории, встречи в календаре. Каждое переключение между ними это маленькая потеря внимания, а за день таких переключений набегают десятки. Поэтому главная идея APPLAN была простой: собрать в одном окне то, что команде нужно каждый день, а остальное подключать интеграциями.
- Проекты, привязанные к конкретной команде, а не висящие «у кого-то в голове».
- Доска задач по этапам, причём этапы у каждого проекта свои: у разработки одни, у дизайна другие, у маркетинга третьи.
- Карточка задачи с описанием, схемой для набросков архитектуры, обсуждением, лентой событий и вложениями.
- Связь с репозиторием, чтобы смотреть код и заводить задачи по нему, не выходя из трекера.
- Общий календарь команды, где видно встречи, сроки и загрузку.
Подробно, со скриншотами экранов, мы описали это в кейсе APPLAN, поэтому здесь я хочу поговорить не о функциях, а о том, что вообще делает управление задачами работающим.
Вложенность, зависимости и время
Три вещи отличают трекер, который помогает, от трекера, который просто хранит список дел. Первая: вложенность. Большие задачи нужно уметь разбивать на маленькие, иначе в трекере висит «сделать модуль продаж» на три месяца, и никто не понимает, сколько уже сделано. Хорошая задача помещается в один-два дня работы, и её завершение видно. Вторая: зависимости. Нельзя начать вёрстку, пока не готов дизайн, нельзя тестировать, пока не готов код. Когда зависимости явные, менеджер видит, какая задача держит всю цепочку, и что будет, если она опоздает на неделю. Третья: учёт времени. Не для того, чтобы следить за людьми, а чтобы через полгода честно ответить на вопрос «сколько на самом деле стоят такие задачи» и оценивать следующие проекты точнее, а не по ощущениям.
Видимость загрузки
Отдельно скажу о загрузке команды, потому что это то, чего больше всего не хватает руководителям. Типичная ситуация: менеджер раздаёт задачи тем, кто ближе или кто громче не отказывается, и через месяц один разработчик тонет, а другой скучает. Никто не виноват, просто никто не видит картину целиком. Когда загрузка видна на одном экране, перекос заметен сразу, и его можно выровнять до того, как кто-то выгорит, а проект сорвётся.
Это как дирижёр, который видит весь оркестр. Без этого вида каждый музыкант играет свою партию честно, но кто-то вступает слишком рано, кто-то не вступает вовсе, а в итоге получается шум.
Как навести порядок в задачах
Если Ваша команда сейчас живёт в чатах, попробуйте простой шаг. Договоритесь о правиле: всё, что требует действия больше чем на час, записывается в трекер с ответственным и сроком. Не в чат, не в личку, не в голову. Первую неделю будет непривычно и кто-то будет ворчать. Через месяц на планёрке станет нечего обсуждать, кроме действительно сложных вопросов, потому что всё остальное видно на доске.
Какой трекер выбрать, вопрос вторичный. Для нас это APPLAN, для крупных компаний задачи и проекты живут в разделе управления проектами Forma, связанном с продажами, кадрами и складом. Но любая система работает, только если команда договорилась ей пользоваться. Начните с договорённости, инструмент подберётся. Ясных Вам задач и спокойных дедлайнов, коллеги.
