Мне иногда задают этот вопрос с вызовом. Обычно его задаёт человек, который построил вполне успешный бизнес на тетрадках, Excel и телефоне, и искренне не понимает, зачем ему платить за какую-то систему. «Мой отец так работал, я так работаю, всё прекрасно». И я каждый раз отвечаю честно: да, может. Технически бизнес может работать без информационных систем. Люди торговали тысячи лет без компьютеров, строили империи на глиняных табличках и счётах. Вопрос не в том, может ли. Вопрос в том, сколько это стоит и как долго ещё будет возможно.
Технически да, экономически нет
Представьте себе гонку, в которой участвуют конная повозка и автомобиль. Повозка доедет до финиша, никто с этим не спорит. Лошадь надёжна, не требует бензина, её можно починить в любой деревне. Но пока повозка доедет, автомобиль сделает десять кругов, развезёт товар по всем покупателям и вернётся за новым. Проблема бизнеса без систем не в том, что он не работает. Проблема в том, что рядом с ним работают другие, и они быстрее.
Рынок за последние годы стал очень быстрым и очень прозрачным. Клиент сравнивает цены за минуту, ждёт ответа в мессенджере в течение часа, хочет знать статус заказа в любой момент и уходит к конкуренту, если что-то из этого не получил. Бизнес на тетрадках может выдержать этот темп, только если у него очень маленький объём или очень преданные клиенты. Как только объём растёт, тетрадка превращается в узкое горлышко, через которое просто не проходит поток.
Невидимые потери
Самое коварное в работе без систем то, что потери не видны. Их нет в отчёте, потому что отчёта толком нет. Я выделяю три главных вида.
- Скорость реакции. Клиент написал вечером, менеджер увидел утром, перезвонил к обеду, уточнил наличие у склада к вечеру. За это время клиент уже купил у того, кто ответил за десять минут. Этой потерянной продажи нет ни в одной тетрадке.
- Цена человеческой ошибки. Перепутанная цифра в накладной, забытый звонок, дважды проданный последний товар. Каждая ошибка мелкая, но их сотни, и каждая стоит денег, нервов и репутации.
- Слепота. Без данных невозможно ответить на простые вопросы: какой товар приносит прибыль, а какой только оборот, какой клиент выгодный, а какой убыточный, какой менеджер продаёт, а какой создаёт видимость. Собственник управляет по ощущениям, а ощущения обманывают.
Я однажды попросил владельца небольшой оптовой компании назвать три самых прибыльных товара. Он назвал их уверенно и сразу. Потом мы вместе две недели собирали данные из его таблиц и накладных. Два из трёх названных товаров оказались в середине списка, а один из самых прибыльных он не назвал вообще, потому что тот продавался тихо и без проблем, и никто о нём не говорил. Это не история про невнимательного директора. Это история про то, что человеческая память запоминает шум, а не прибыль.
Зависимость от людей
Есть ещё одна потеря, о которой вспоминают только когда она случается. В бизнесе без систем знание живёт в головах. Менеджер знает своих клиентов, кладовщик знает, где что лежит, бухгалтер знает, кто кому сколько должен. Пока все на месте, всё работает. Когда ключевой человек уходит, вместе с ним уходит часть компании. Клиенты, которых он вёл, история договорённостей, неписаные правила. Новый человек начинает с нуля, а компания несколько месяцев работает вслепую в его участке.
Информационная система это не только инструмент учёта. Это память компании, которая не уходит в отпуск, не увольняется и не забывает. Она превращает знание отдельных людей в знание организации.
Не нужно сразу строить космодром
При этом я против того, чтобы бизнес с тетрадками сразу бросался внедрять огромную систему на все случаи жизни. Это как пересадить человека с велосипеда сразу в кабину самолёта. Начинать нужно с одного процесса, который болит сильнее всего и где потери видны даже без аналитики. Чаще всего это продажи (клиенты теряются между звонками) или склад (никто точно не знает остатков). Автоматизируйте его, дайте людям привыкнуть, посмотрите на результат через пару месяцев. Потом следующий процесс.
Именно так устроена Forma, наша ERP-платформа: она модульная, и компания может начать с продаж или склада, а остальные разделы подключать по мере готовности. А если процессы совсем нестандартные, мы проектируем систему под них индивидуально, и наш генератор Fractal делает это быстрее и дешевле классической разработки. Но с чего начать, решает не технология, а Ваша самая острая боль.
Что сделать завтра
Попробуйте простой эксперимент. Завтра в течение одного рабочего дня записывайте каждый случай, когда кто-то в компании ищет информацию, переспрашивает, сверяет цифры, переносит данные из одного места в другое, или когда что-то потерялось. Просто ставьте палочку и пару слов. К вечеру посчитайте палочки и умножьте на среднее время каждого случая. Почти всегда получается цифра, которая удивляет. Это и есть цена работы без систем, которую Вы платите каждый день, просто не видите счёт.
Бизнес без автоматизации может жить. Вопрос в том, хотите ли Вы, чтобы он жил или чтобы он рос. Удачи Вам, коллеги, и быстрых Вам колёс.
